Secretarieel Fulltime Intern Vast Woerden € 2200 - € 2800 Per maand 1411 - 1385

Ben jij die allround officemanager die wij zoeken voor ons hoofdkantoor in Woerden? Wij zijn per direct op zoek naar een fulltime collega voor 36-40 uur per week. Het betreft een vaste baan.

Als je ’s ochtends binnenkomt word je onderweg naar je kantoor begroet door je collega’s van andere afdelingen. Je start met het zetten van een kop koffie en na een kletspraatje met je collega’s Lysanne en Danique, begint je dag. Terwijl het eerste telefoontje al binnenkomt, start je met het verwerken van de binnenkomende e-mails. Het is een drukke week in verband met de bestelrondes voor alle werklocaties. Al snel gaat de bel en druppelen de eerste pakketten binnen. Tussendoor ruim je snel de vaatwasser uit en zorg je dat de grote vergaderruimte op orde is in verband met een overleg dat gepland staat. Vanmiddag wil je ook echt nog even zitten met je collega Lysanne (marketing- en communicatieadviseur) in verband met het social media project dat jij gaat oppakken. Je actielijst voor vandaag is goed gevuld en je gaat enthousiast aan de slag!

Introductie

Het hoofdkantoor van Trend People ondersteunt diverse organisaties op de volgende terreinen; Human Resources, systeembeheer, officemanagement, marketing & communicatie en financiële en facilitaire zaken. We hebben een centraal officemanagement. Vanuit het hoofdkantoor ondersteun je vier verschillende organisaties met in totaal 30 vestigingen. Zo is geen dag hetzelfde!

Als officemanager ben jij een spin in het web op ons gezellige hoofdkantoor in Woerden. In deze functie is geen dag hetzelfde. Timemanagement en flexibiliteit zijn jou op het lijf geschreven, jij behoudt ten aller tijden overzicht en bent altijd in control. Jouw leidinggevende is één van de regiomanagers en tevens werk je op de afdeling marketing- en communicatie nauw samen met jouw collega’s Lysanne en Danique. Het officemanagement is echter echt jouw domein waar jij de scepter zwaait!

Over de functie

Jouw werkzaamheden zijn heel divers en onder te verdelen in verschillende taakgebieden:

Administratie: Jij bent verantwoordelijk voor de eerstelijns telefoonbehandeling van het hoofdkantoor. Ook verwerk je de post en de e-mail. Je beheert de agenda van de directeur en draait je hand niet om voor een kopieer- of scanklus. Ook beheer je de planning van de vergaderruimtes en notuleer je onder andere het vier-wekelijks managementoverleg.

Organiseren: Dankzij jou zien de openbare ruimtes van het hoofdkantoor er altijd netjes en representatief uit. Wanneer er een bijeenkomst op het hoofdkantoor plaatsvindt, zorg jij voor de catering. Ook bij externe bijeenkomsten speel jij een belangrijke rol; je regelt lunches en levert een belangrijke bijdrage aan de organisatie van diverse bijeenkomsten. Je hebt een scherp oog voor een schone en opgeruimde werkomgeving en je draait je hand er niet voor om bijvoorbeeld een extra doekje over de lunchtafel te halen als dat nodig is. Voordat je het pand aan het einde van de dag verlaat zorg je er voor dat de vaatwasser aan staat, check je of er niet nog ergens een raam openstaat, zet je alvast e.e.a. klaar voor een overleg de volgende dag en zorg je er voor dat alle ruimtes representatief zijn.

Inkoop: Met jouw scherpe blik zijn de inkoopprocessen van de verschillende organisaties bij jou in goede handen. Van kantoorartikelen, tot levensmiddelen en van boeken tot testmaterialen; jij regelt het allemaal. Je bewaart overzicht, kijkt kritisch naar kosten en voorraden en je durft bestaande bestelprocessen te optimaliseren waar nodig. Ook regel je cadeaubonnen voor verjaardagen en/of cadeaus bij speciale gelegenheden.

Marketing & Communicatie: Je biedt algemene ondersteuning aan de twee marketing & communicatieadviseurs. Je bent creatief en durft verder te denken. Je levert een actieve bijdrage aan de content van de onlinekanalen zoals de website(s) en diverse social media kanalen (LinkedIn, Facebook en Instagram). Daarnaast ben jij verantwoordelijk voor het up to date houden van het intranet. Je ondersteunt tevens bij acties, campagnes, personeelsfeesten en grote overleggen.

Wat bieden wij jou
  • Een afwisselende en uitdagende functie met ontwikkelingsmogelijkheden;
  • Een intensieve en leerzame inwerkperiode met de mogelijkheid tot het volgen van zowel in- als externe trainingen;
  • Een enthousiaste, collegiale en gedreven werksfeer;
  • Een team van collega’s die je met open armen zullen ontvangen;
  • Een marktconform salaris; salarisschaal € 2.200,- tot en met € 2.800,- (afhankelijk van opleiding en ervaring);
  • Overige secundaire voorwaarden, o.a. 25 vakantiedagen op fulltime basis, 6,5 ADV dag op fulltime basis, reiskostenvergoeding, een pensioenregeling en een collectieve zorgverzekering.
Wat vragen wij van jou
  • Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
  • Ervaring in een soortgelijke functie;
  • Een enthousiaste en energieke werkhouding. Jij bent het zonnetje van het hoofdkantoor;
  • Een grote mate van plan- en organisatievermogen. Geen uitdaging is voor jou te groot en je denkt altijd in oplossingen;
  • Een flexibele en servicegerichte instelling. Jij ontzorgt graag moeiteloos en jij hebt iets al opgepakt voordat er naar gevraagd is;
  • Een fulltime beschikbaarheid (36 uur is bespreekbaar);
  • Een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Basiskennis van Adobe InDesign en/ of Illustrator is een grote pré;
  • In bezit van een rijbewijs B;
Solliciteren

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar 0348 - 422 116 en vragen naar de afdeling recruitment. Of mailen naar recruitment@trend.nl.

Solliciteer direct online

Persoonsgegevens

Contactgegevens

CV