Wij zijn op zoek naar een organisatorische spin in het web die blij wordt van een dynamisch takenpakket. Het betreft een vaste baan voor 24-32 uur per week waarbij gedeeltelijk hybride gewerkt kan worden. 

Heb jij een creatieve geest? Hou je van organiseren en staat flexibiliteit bij jou hoog in het vaandel? Dan zoeken wij jou! 

Je bent verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling. Je draagt bij aan het sociale aspect van de afdeling en de onderlinge verbondenheid. Jouw unieke taak is het om alles in goede banen te leiden, waarbij je regelmatig afstemt en overlegt met je collega’s binnen en buiten de afdeling. In de eerste plaats is deze functie ter ondersteuning van het afdelingshoofd van strategie en beleid en daarnaast ook voor de teamleden van de afdeling. In overleg ben je achtervang van de directiesecretaresse, ondersteun je de afdeling procesvoering en assisteer je projectteams. 

De basis die we in ieder geval van je verwachten:

• beheren van de agenda en de mailbox van het afdelingshoofd, inclusief het stellen van prioriteiten, het maken van afspraken en het bewaken van de opvolging van de afspraken. Je denkt proactief mee met het afdelingshoofd en bepaalt samen jouw acties in de ondersteuning bij afspraken (zoals het verzamelen van benodigde informatie/documenten/etc);
• afhandelen van agendaverzoeken;
• ondersteunen van de afdelingsoverleggen: notuleren/actielijsten bijhouden en bewaken van de voortgang van acties/besluiten;
• organiseren van interne en externe bijeenkomsten en deze voorbereiden. In overleg de agenda samenstellen en de benodigde stukken verzamelen en verspreiden;
• ondersteuning bieden aan teamleden bij het verzamelen en redigeren van stukken voor het managementteam, domeinbestuur en andere bestuurlijke organen, projectteams en commissies;
• zelfstandig afhandelen van interne en externe vragen en verzoeken of adequaat doorverwijzen;
• opmerken van operationele knelpunten in de manier waarop het werk wordt uitgevoerd en suggesties doen voor verbetering.

• het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.371 en € 3.213 bruto per maand op basis van 38 uur;
• 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en bij indiensttreding een zeer ruime verlofregeling;
• een goede pensioenvoorziening en overige interessante secundaire arbeidsvoorwaarden;
• hybride werken (deels op kantoor en deels thuis zo'n 40-60% is bespreekbaar) met een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer;
• een laptop en mobiele telefoon is beschikbaar.

Voor deze functie breng je het volgende mee: 

• mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding;
• uitgebreide ervaring met allerlei office software (m.n. Microsoft Office Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en digitaal online werken (m.n. Zoom en MS Teams);
• ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een kennisintensieve organisatie;
• enthousiasme en betrokkenheid, dit uit zich o.a. in de manier waarop je met je collega’s samenwerkt, meedenkt, werk ziet liggen en dit oppakt;
• goed kunnen plannen en ook in hectische tijden het overzicht behouden;
• goed kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• een integere, nauwkeurige en secure manier van werken;
• beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar 030-6665624 en vragen naar Patricia Kemker. Of mailen naar patricia.kemker@trend.nl.