Voor een organisatie in Amstelveen zijn wij opzoek naar een ervaren management assistent voor 32 tot 40 uur in de week.

Voor een ICT bedrijf gevestigd in Amstelveen zijn wij opzoek naar een management assistent. Als management assistent ben je ondersteunend aan de algemeen directeur en het directie team. Daarnaast ben je ook een spin-in-het-web binnen de organisatie en richt je je op het activeren, ondersteunen en efficiënt laten verlopen van de interne organisatie.

De organisatie zet zich in voor een duurzame wereld. Dit doen zij door het efficiënt en transparant maken van productinformatie binnen ketens. Zij houden zich bezig met unieke identificatiecodes zoals de barcode en het delen van eenduidige data. Op dit moment is het bedrijf actief in 150 landen waarbij er in Nederland 80 collega’s werkzaam zijn.

Ondersteuning van de algemeen directeur en het directie team: 

• Inhoudelijke brieven/mails voor algemeen directeur en/of DT-leden maken voor uiteenlopende ontvangers;
• Pro actief mail algemeen directeur doornemen, doorsturen, antwoorden voorbereiden;
• Voorbereiden van presentaties in PowerPoint op basis van input van DT leden;
• Periodieke rapportages maken;
• Benchmarks doen voor preferred suppliers voor zakelijke reizen en externe locaties, contractueel vastleggen en (digitaal) implementeren in organisatie;
• Opzetten en bijhouden van digitaal MT Archief en digitale mappen(structuur);
• Ophalen en stroomlijnen van informatie van verschillende afdelingen;
• Brieven/mails schrijven in Engels.

Het ondersteunen van vergaderingen:

• Mede voorbereiden, verslagleggen en bewaken van acties en follow-up voor de DT-leden;
• Jaarkalender van MT bewaken en door vertalen naar DT agenda (zoals budgetplanning, OKR’s, voorbereiding bestuursvergaderingen);
• Plannen van bestuursvergaderingen en business councils;
• Verzamelen en aanvullen van vergaderdocumenten;
• Zorg dragen voor een tijdige distributie van de agenda en bijbehorende stukken.

Organisatie ondersteuning en verbetering: 

• Initiatieven nemen om de interne processen te verbeteren / digitaliseren, (projectleidersrol);
• Initiatieven nemen om interne activiteitenkalender in te vullen en zelfstandig mede uit te voeren;
• Initiatieven nemen om medewerkers te verrassen, de interne spirit er in te houden;
• Actief beheren compliance verplichtingen zoals deelname aan compliance/ anti-trust trainingen, voorwaarden t.b.v. bedrijfsverzekering;
• Plannen, organiseren, bewaken en evalueren van events en bijeenkomsten;
• Mede ondersteunen van de organisatie van grote events zoal regional forum en congres;
• Beheren budget abonnementen en overige personeelskosten (catering, lunches, borrels, etc.).

Communicatieve activiteiten:

• Coördineren onboarding nieuwe medewerkers;
• Optimaliseren van het kantoor in de vorm van organiseren lunches, aankleding en inrichting, tijdelijke acties (posters, digitale oplossingen, etc);
• Opbouwen van netwerk van externe locaties en maken/vastleggen van contractuele afspraken.

• Afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur secretarieel;
• Minimaal 3 jaar ervaring als management assistent, directie assistent of als personal assistant; 
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende kennis en ervaring van MS Officepakket;
• Beheersing van de Engelse taal, mondeling en schriftelijk is een vereiste.

• Direct in dienst bij de organisatie;
• Salaris: €3.000 - €3.800 bruto p/m op basis van een fulltime dienstverband;
• Bonus - maximaal bruto maandsalaris op jaarbasis;
• 32 tot 40-urige werkweek;
• 38 vakantiedagen op fulltime basis;
• Collectieve en individuele trainingsmogelijkheden;
• Laptop;
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding;
• Amstelveen/hybride.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar 085-2733122 en vragen naar Julia Betting. Of mailen naar julia.betting@trend.nl.