Voor een elektrotechnisch installatiebedrijf in Amsterdam zijn wij opzoek naar een management assistent (projectuitvoering) voor 32 tot 40 uur in de week.

Regio Amsterdam is booming. Er wordt volop ontwikkeld, gebouwd en gerenoveerd. Elektrotechniek speelt daarin een steeds grotere rol. De organisatie is een elektrotechnisch installatiebedrijf met 180 medewerkers in dienst en ruim 100 jaar ervaring. Zij ontwerpen, installeren en onderhouden elektrotechnische installaties en alles wat daarbij komt kijken. Zo draagt de organisatie bij aan vele projecten in en rond Amsterdam zoals bij hotels, mediabedrijven en musea, ziekenhuizen, kantoren, winkels, scholen en woningen. De organisatie groeit enorm en daarom zijn zij nu opzoek naar een management assistent projectuitvoering. Het betreft een gecombineerde functie waarbij je als management assistent aan de slag gaat voor 2-3 dagen in de week en daarbij ongeveer 1,5 dag als planner werkt.

Als management assistent projectuitvoering regel je alles rondom de inzet van de projectmonteurs, de lange termijnplanning en assisteer je de directeur projecten. Tot jouw taken behoren:

• De wekelijkse planningsvergaderingen voorbereiden: gaan er monteurs op vakantie? Zijn er monteurs ziek? Hoe ziet de planning van projecten eruit? Dit ga je allemaal van te voren goed voorbereiden. Tijdens deze vergadering loop je, samen met de projectleiders, het monteursbestand langs, en bespreek je waar ze worden ingezet. Na deze vergadering ga je aan de slag met alle wijzigingen op de planning. Moeten er monteurs ingeleend worden, of houdt de inleen van een of meerdere monteurs op? Deze contacten regel jij zelf;
• Samen met HR houdt je je bezig met een klein stukje onboarding van nieuwe medewerkers en de stagiairs. De HR afdeling pakt dit voornamelijk op maar jij kan hierbij ondersteunen en beantwoord vragen van nieuwe medewerkers en stagiairs indien nodig;
• Het inplannen van monteurs en de bureaus zelf bellen om nieuwe monteurs in te zetten op projecten. Deze aanvragen zet je uit bij bureaus en zij gaan aan de slag om monteurs te regelen voor de opdrachten;
• Het regelen van de bedrijfsauto’s voor monteurs. Is er een monteur ziek en moet de bedrijfsauto worden omgewisseld? Jij zorgt dat dit soepel verloopt voor de monteurs; 
• Je houdt de vakantieplanning bij en verwerkt projectinformatie op de lange termijn planning;
• Je assisteert de directeur projecten in het analyseren van de data en de onderhanden projecten overzichten;
• Je organiseert, in overleg met de directeur projecten, de chef monteursvergaderingen en projectleidersvergadering en neemt deel aan interne projectevaluaties.

• Een salaris tussen de € 3.000,- en € 3.600,- afhankelijk van jouw ervaring;
• Een leuke, zelfstandige en soms hectische baan met veel verantwoordelijkheid;
• Je komt te werken in een organisatie met betrokken collega’s;
• Een pakket aan goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Een mobiele telefoon en laptop van de zaak;
• Winstdelingsregeling;
• 38 vrije dagen per jaar (op basis van fulltime);
• Vrijdagmiddag borrels, in de zomer een jaarlijkse bbq en de leukste bedrijfsfeesten.

• Je hebt minimaal MBO 4 werk-en denkniveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een secretariële rol of als planner;
• Je hebt affiniteit met techniek (het is een grote pre als je in een technische omgeving hebt gewerkt);
• Je hebt een goede kennis van IT programma’s en Excel;
• Je bent een kei in plannen en regelen, je bent pro-actief, analytisch en je bent een echte aanpakker;
• Je werkt gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar 085-2733122 en vragen naar Mirjam Rietveld. Of mailen naar mirjam.rietveld@trend.nl.