Teamleider Secretariaat sectie Kind & Jeugd
Secretarieel Parttime Kantoor Zorg en welzijn Vast Woerden € 2.451 - € 3.863 Per maand 3709 - 4136
Secretarieel Parttime Kantoor Zorg en welzijn Vast Woerden € 2.451 - € 3.863 Per maand 3709 - 4136

Voor ons Hoofdkantoor in Woerden zijn wij op zoek naar een Teamleider Secretariaat Kind & Jeugd

PsyMens is een middelgrote GGZ instelling met een medisch specialistische erkenning die werkzaam is op het terrein van de generalistische, maar met name de specialistische zorg. Wij bieden een hooggekwalificeerd, gevarieerd en multidisciplinair behandelaanbod aan volwassenen, kinderen en jongeren die op verandering en verbetering gerichte zorg nodig hebben. Psychodiagnostiek en psychotherapie beschouwen wij als een ambacht. Het leveren van hooggekwalificeerde zorg is één van onze belangrijkste uitgangspunten.

Introductie

Secretariaat medewerk(st)er bij PsyMens

In Woerden, aan de westkant van Utrecht, is vlakbij de afslag van de A12 en om de hoek van het treinstation het hoofdkantoor van PsyMens te vinden.

Aangekomen bij het pand “De Pelmolen” open je de deur aan je rechterhand en loop je via de recent opgeknapte ontvangstruimte door naar het secretariaat. Je wordt begroet door je enthousiaste collega’s (tien in totaal) van het secretariaat (de teamleider Volwassenen, de Projectleider Secretariaat & Kwaliteit en de Secretariaatsmedewerkers) van PsyMens, ComeniusGGZ en de Praktijk voor leer en gedragsadviezen. Samen vormen jullie een hecht team en dragen jullie zorg voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van alle voorkomende secretariële en administratieve taken van ieder jullie eigen team/aandachtsgebied, waarbij je indien nodig elkaar te hulp schiet. Het team waarvoor jij gaat werken is het team Kind & Jeugd. Vanaf het hoofdkantoor ondersteun je met jouw team de therapeuten van de verschillende vestigingen. Op de tweede verdieping vind je de collega’s van de afdelingen Human Resources, Financiële en Facilitaire Zaken, Systeembeheer, Office Management, Marketing & Communicatie en de directie. Op het hoofdkantoor werken geen therapeuten. Na je collega’s van het secretariaat begroet te hebben loop je door naar de keuken voor een lekkere kop koffie of thee. Weer teruggekomen op je werkplek start de afwisselende werkdag!

Over de functie

Als Teamleider Secretariaat ben je eindverantwoordelijk voor het leveren van support aan de vestigingen op het gebied van administratie, communicatie en organisatie ten einde de kwaliteit van het vakwerk binnen de GGZ te waarborgen en de toekomstplannen van PsyMens verder vorm te geven.


Aandachtsgebieden

Management / Leidinggeven

De teamleider:

  • zorgt voor een open, veilige en stimulerende werksfeer waarin op een respectvolle manier met elkaar wordt samengewerkt.
  • zorgt voor/stimuleert verbinding tussen alle medewerkers (voorkomt ‘eilanden’) zowel binnen de sectie als het secretariaat als geheel.
  • stuurt medewerkers aan en coacht hen, zodanig dat zij gemotiveerd zijn en blijven om resultaten te behalen en zich verder ontwikkelen.
  • heeft een helikopterview en managet de dagelijkse gang van zaken op de afdeling.
  • bewaakt wachtlijsten, signaleert knelpunten m.b.t. wachtlijsten en doorstroom cliënten en onderneemt passende acties.
  • voert het personeelsbeleid uit.
  • is verantwoordelijk voor (de verbetering van) werkprocessen op de afdeling.
  • managet financiële processen op een voor PsyMens voordelige wijze.
  • is eindverantwoordelijk voor de administratieve processen op de afdeling.
  • neemt actief deel aan het teamleider en projectleider overleg.
  • neemt deel aan HB overleg.
  • maakt notulen tijdens HB overleg.
  • levert managementrapportages aan.
  • levert input voor beleidsontwikkeling op organisatieniveau.


Ontvangst en informatieverstrekking

De teamleider:

  • neemt inkomende telefoongesprekken aan en neemt relevante verzoeken in behandeling, verbindt gerichte telefoongesprekken door.
  • schrijft cliënten in.
  • verstrekt informatie aan cliënten.
  • onderhoudt contact met de therapeuten over de agenda e.d..
  • neemt contact op met externe verwijzers en andere instellingen voor aanvullende informatie.
  • is vraagbaak voor therapeuten op het gebied van Incura.
  • ontvangt bezoekers en voorziet deze van koffie en/of thee, verzorgt vergaderingen.
  • ontvangt correspondentie en sorteert en registreert deze naar soort vervolgactie.
  • verzorgt werk- en spreekruimtes op representativiteit en beschikbaarheid.


Interne en externe communicatie

De teamleider:

  • ontwikkelt en houdt handboek secretariaat up-to-date.
  • verzorgt diverse correspondentie.
  • levert projectondersteuning.


Administratie

De teamleider:

  • beheert agenda’s van de therapeuten.
  • houdt gegevens in Incura en wachtlijsten up-to-date.
  • zorgt voor adequate verwijzingen / beschikkingen administratie.
  • signaleert middels agendacontrole onvolkomenheden in de agenda’s van de therapeuten en onderneemt passende actie.
  • controleert de administratieve vastlegging van zorgtrajecten / series.
  • levert een bijdrage aan het facturatieproces.
  • biedt administratieve ondersteuning aan de therapeuten.
  • draagt verantwoordelijkheid voor de administratieve processen.

Wat bieden wij jou

  • Afwisselende en dynamische functie.
  • Collegiale sfeer.
  • Dienstverband voor 28-36 uur per week.
  • Werktijden tussen 8.00 uur en 17.00 uur.
  • Jaarcontract met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
  • Arbeidsvoorwaarden conform CAO –GGZ.

Wat vragen wij van jou

  • Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau.
  • Je bent accuraat en integer.
  • Je kunt uitstekend plannen en organiseren.
  • Je bent stressbestendig, flexibel en kunt goed overzicht houden in een dynamische werkomgeving.
  • Je hebt (leidinggevende) ervaring op een secretariaat. Of je bent een basispsycholoog of orthopedagoog die op zoek is naar een andere uitdaging binnen de GGZ.
  • Je bent in staat om diverse teamleden op de juiste wijze te coachen en aan te sturen.
  • Ervaring binnen de GGZ is een pre.

Solliciteren

Ben je toe aan een nieuwe uitdaging, herken je jezelf in bovengeschetst profiel voor Teamleider Secretariaat Kind & Jeugd en spreekt werken bij PsyMens je aan? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren. Stuur jouw CV met motivatie naar: recruitment@psymens.nl.

Kijk voor meer informatie op: www.psymens.nl

Solliciteer direct online

Persoonsgegevens

Contactgegevens

CV

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik van deze website en daarbuiten te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en de relevantie van het aanbod te verhogen. Klik op akkoord om aan te geven dat je instemt met ons Algemene Voorwaarden, Privacy policy en Cookie beleid