Officemanager

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, regelen en ervoor zorgen dat alles op kantoor tot in de puntjes geregeld is? Dan is deze veelzijdige functie als Officemanager in Nieuwegein misschien precies wat je zoekt!

Voor een internationaal opererende organisatie in Nieuwegein zijn wij op zoek naar een zelfstandige en proactieve Officemanager. In deze functie ben jij hét aanspreekpunt op kantoor en zorg je ervoor dat medewerkers, bezoekers en collega’s zich welkom voelen. Je bent het visitekaartje van de organisatie en hebt een belangrijke rol in het creëren van een prettige, professionele en goed georganiseerde werkomgeving.

Deze functie is vooral facilitair en organisatorisch van aard. Je krijgt veel vrijheid om je werkzaamheden zelf in te delen en ziet zelf wat er moet gebeuren. Is de koffie op? Dan regel jij het. Komt er een bezoeker binnen? Dan zorg jij ervoor dat diegene warm wordt ontvangen. Moet er iets worden georganiseerd voor collega’s of loopt er ergens iets niet helemaal soepel? Jij pakt het op.

Daarnaast ondersteun je HR waar nodig en zorg je ervoor dat zij zich zoveel mogelijk kunnen richten op hun eigen werkzaamheden. Je bent daardoor een echte spin in het web en hebt contact met collega’s uit verschillende afdelingen, van kantoor tot productie en warehouse.

Als Officemanager is geen dag precies hetzelfde. Je hebt een breed takenpakket en krijgt veel ruimte om zelf invulling te geven aan je rol. Jij houdt het overzicht, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen.

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het ontvangen van bezoekers. Jij bent het eerste gezicht dat zij zien en zorgt ervoor dat iedereen op een professionele en gastvrije manier wordt ontvangen. Je neemt de telefoon aan, ontvangt gasten en zorgt ervoor dat afspraken en bezoeken goed verlopen.

Ook op facilitair gebied ben jij de aangewezen persoon. Je houdt in de gaten of alles op kantoor aanwezig en goed geregeld is en schakelt waar nodig leveranciers of andere partijen in. Denk bijvoorbeeld aan kantoorartikelen, voorraad, koffie en thee, lunches en andere facilitaire zaken.

Je krijgt in deze rol behoorlijk wat vrijheid. Daarom zoeken we iemand die niet afwacht tot een collega vertelt wat er moet gebeuren, maar zelf om zich heen kijkt en actie onderneemt. Zie jij dat iets beter, slimmer of prettiger geregeld kan worden? Dan pak je het op.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers en fungeren als gastvrouw/gastheer en visitekaartje van de organisatie;
• Beantwoorden en doorzetten van telefoontjes en algemene vragen;
• Verzorgen en coördineren van eten, drinken en andere facilitaire voorzieningen;
• Zorgen dat medewerkers in ploegendiensten goed worden voorzien;
• Beheren en aanvullen van kantoor en facilitaire voorraden;
• Contact onderhouden met leveranciers en externe partijen;
• Signaleren en oplossen van facilitaire en praktische zaken binnen de organisatie;
• Organiseren en ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en interne activiteiten;
• Meedenken over verbeteringen binnen de werkomgeving;

• Een veelzijdige en zelfstandige functie als Officemanager voor 32 tot 40 uur per week;
• Een salaris tussen € 2.900 en € 3.500 bruto per maand op basis van 40 uur;
• Een functie met veel vrijheid en ruimte om zelf initiatief te nemen;
• Werken binnen een internationale en dynamische werkomgeving;
• Een rol waarin je veel contact hebt met verschillende collega’s en afdelingen;
• De mogelijkheid om zowel facilitair als organisatorisch een zichtbare bijdrage te leveren;
• Werkdagen en werktijden zijn bespreekbaar en kunnen in overleg worden afgestemd.

• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie
• Je bent gastvrij, representatief en vindt het leuk om met verschillende mensen contact te hebben;
• Je bent proactief en ziet zelf wat er moet gebeuren;
• Je kunt goed zelfstandig werken en vindt het prettig om veel vrijheid en verantwoordelijkheid te krijgen;
• Je bent organisatorisch sterk en kunt meerdere zaken tegelijkertijd in de gaten houden;
• Je vindt het leuk om collega's te ontzorgen en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen goed geregeld is;
• Je beheerst de Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk, vanwege het internationale karakter van de organisatie;
• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week;