Secretarieel medewerker

Voor een fijne professionele organisatie zijn wij op zoek naar een doortastende secretarieel medewerker voor 20 uur per week. Het betreft een tijdelijke opdracht van circa 3 maanden.

Je komt te werken bij het ontwikkelingsfonds voor de technische installatiebranche. Dit bedrijf stimuleert vakmensen om hun talenten en kennis optimaal te ontwikkelen en in te zetten voor een toekomstbestendige leefomgeving. De organisatie ondersteunt iedereen binnen de branche: van engineer tot monteur, van werkvoorbereider tot uitvoerder, van HR-adviseur tot magazijnmedewerker en van leerling tot ondernemer of directeur.

Als secretarieel medewerker ben jij een belangrijke ondersteuning voor het team en zorg je ervoor dat administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden soepel verlopen. Je bent nauwkeurig, zelfstandig en pakt werkzaamheden snel op. Daarnaast denk je actief mee over hoe processen efficiënter kunnen worden ingericht en schakel je gemakkelijk tussen verschillende taken. 

Je komt terecht in een betrokken en collegiaal team waar samenwerken centraal staat. We zoeken iemand die goed thuis is in de digitale wereld, proactief met verbeteringen komt en het leuk vindt om collega's te ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden.

Ben jij een praktische zelfstarter die graag ontzorgt, secuur werkt en energie krijgt van afwisselende werkzaamheden? Dan is deze functie iets voor jou.

• Het opstellen van overeenkomsten aan de hand van bestaande sjablonen en checklists
• Het verzorgen van het digitale ondertekeningsproces via Adobe Sign en het archiveren van ondertekende documenten
• Het uitwerken en redigeren van correspondentie
• Het ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen
• Het ondersteunen van de receptie bij afwezigheid van collega's en ondersteunen bij telefoonverkeer wanneer nodig
• Het verwerken van inkomende en uitgaande post
• Het vastleggen van gegevens in aangewezen systemen, zoals CRM
• Het signaleren van verbeterkansen en actief meedenken over efficiëntere werkprocessen

• Een salaris tussen € 2.800,- en € 3.800,- bruto per maand op fulltime basis
• Een tijdelijke opdracht van ongeveer 3 maanden
• Een functie voor 20 uur per week
• Flexibele werkdagen in overleg
• Een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid
• Een prettige en informele werkomgeving
• Ruimte om mee te denken over digitalisering en procesverbeteringen
• Een collegiaal team waarin samenwerking centraal staat.

• MBO werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van het Microsoft Office-pakket, waaronder Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint;
• Uitstekende administratieve vaardigheden en een nauwkeurige werkwijze;
• Een proactieve en zelfstandige instelling;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Affiniteit met digitale systemen en automatisering;
• Het vermogen om snel nieuwe werkzaamheden op te pakken;
• Flexibiliteit en het vermogen om tussen verschillende werkzaamheden te schakelen;
• Een oplossingsgerichte houding en oog voor verbeteringen;
• Beschikbaarheid om grotendeels op kantoor aanwezig te zijn.

Kortom: wij zoeken een energieke ondersteuner die niet afwacht, maar initiatief neemt, overzicht houdt en graag bijdraagt aan een soepel lopende organisatie.