Office coördinator

Veel tegelijk regelen en toch het overzicht houden: daar ben jij goed in. Je communiceert duidelijk, steekt graag de handen uit de mouwen en ziet hoe dingen slimmer en financieel gunstiger kunnen. Bij ons krijg je de ruimte om daarmee het verschil te maken.

PsyMens Zorggroep groeit snel. Meer collega’s en locaties vragen om een goede organisatie én processen die meegroeien. Als Office Coördinator zorg je dat de dagelijkse ondersteuning soepel verloopt en help je onze werkwijze verder te verbeteren.

Je werkt voor de werkmaatschappijen van PsyMens Zorggroep en andere gelieerde ondernemingen. Je standplaats is ons hoofdkantoor in Woerden en je valt rechtstreeks onder de Manager Marketing & Communicatie.

Over ons
PsyMens is een groeiende ggz-instelling met hart voor mens en vak. We werken met aandacht, professionaliteit en plezier. Op het hoofdkantoor in Woerden maak je deel uit van een ervaren team dat elkaar versterkt en ondersteunt. Jij bent de schakel tussen de locaties, een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s door de hele organisatie.

Jouw werkomgeving
Een leuk, betrokken team waarin we bij elkaar binnenlopen, samenwerken en elkaar helpen. Je werkt met collega’s van onder andere Marketing & Communicatie, HR, het secretariaat, systeembeheer, bedrijfsvoering, kwaliteit en financiële en facilitaire zaken. Je krijgt verantwoordelijkheid, ruimte om verbeteringen door te voeren en collega’s om op terug te vallen.

Jij bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers. Je bepaalt wat prioriteit heeft, bewaakt afspraken en zorgt dat vragen worden opgevolgd. Daarbij combineer je praktische werkzaamheden met het verbeteren van processen:

• Je zorgt voor een verzorgd kantoor en regelt ontvangst, telefoon, mailboxen en agenda’s.

• Je coördineert bestellingen, voorraad en de verspreiding van materialen naar onze locaties. Waar nodig breng je zelf spullen weg, verplaats je materialen en help je ruimtes klaar te zetten.

• Je onderhoudt leverancierscontact, controleert facturen en bewaakt kosten en levertijden.

• Je ondersteunt bij vergaderingen, evenementen en personeelsbijeenkomsten.

• Je maakt bestaande werkwijzen slimmer en financieel gunstiger, bijvoorbeeld door aanvragen en bestellingen te bundelen, leveranciers te vergelijken en de planning te verbeteren.

Je krijgt een jaarcontract voor 32–40 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband. Je salaris is conform de cao GGZ, functiegroep 35, en bedraagt € 2.735,– tot € 3.560,– op basis van een 36-urige werkweek, passend bij je ervaring.

Daarnaast ontvang je een reiskostenvergoeding, een goede pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering. Je hebt recht op vakantie-uren, een levensfasebudget en een balansbudget volgens de cao. Ook organiseren we teamuitjes en personeelsbijeenkomsten.

Je staat stevig in je schoenen en blijft rustig wanneer er veel tegelijk speelt. Je bent behulpzaam, maar durft ook vriendelijk en duidelijk ‘nee’ te zeggen. Je maakt afspraken over wat haalbaar is en komt die na. Je houdt van regelen én doen: ook als er spullen moeten worden gedragen of verplaatst, pak je zelf aan.

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, werkt nauwkeurig en communiceert professioneel. Ervaring in officemanagement of een brede ondersteunende functie is welkom. Heb je minder ervaring, maar leer je snel en kun je aantonen dat je zelfstandig organiseert en overzicht bewaart? Ook dan maken we graag kennis met je. Je werkt gemakkelijk met Outlook, Teams en Excel en maakt je nieuwe systemen snel eigen. Een rijbewijs B is gewenst.